Kommunikasjon for i dag og i morgen

Vcom - Distributør og kompetansesenter

 

Valget av innovaphone AG som leverandør av ny telefonsentral skjedde på bakgrunn av at den gamle telefonsentralen var utdatert. Det var blitt vanskelig både å holde stabiliteten oppe på et tilfredsstillende nivå, og det var vanskelig å få tak i deler og service når det var behov for det. Den gamle telefonsentralen ble rett og slett for dyr i drift.

Kontorsenteret Buskerud AS ble sammen med lokalkontoret til importøren av Canon etablert i 1995, men allerede i 1970-årene startet forløperen til Kontorsenteret Buskerud “Normann kontor as”. De ble den første forhandleren for Canon, som da var et ukjent merke for kontormaskiner i Norge.

Kontorsenteret Buskerud as har i dag kontor og lager på til sammen 700 kvadratmeter på Åssiden i Drammen, og har i alle år vokst jevnt i omsetning og antall ansatte. I dag er det 15 årsverk i selskapet som omsetter for cirka 43 millioner i året. Valget av innovaphone AG som leverandør av ny telefonsentral skjedde på bakgrunn av at den gamle telefonsentralen var utdatert. Det var blitt vanskelig både å holde stabiliteten oppe på et tilfredsstillende nivå, og det var vanskelig å få tak i deler og service når det var behov for det. Den gamle telefonsentralen ble rett og slett for dyr i drift.

Bob Stokka

Bob Stokka, teknisk leder ved Kontorsenteret Buskerud forteller om prosessen som førte til valget av innovaphone som leverandør. - Vi tok kontakt med ulike leverandører for å se hva som fantes på markedet både av utstyr og til hvilken pris det kunne leveres. Blant tre muligheter som passet vårt behov, falt til slutt valget på innovaphone som blir levert av Nordialog. Systemet til Innovaphone er svært fleksibelt for bruk av mobiltelefon, IP-telefoni og ISDN-innganger, i tillegg til at det har gode utbyggingsmuligheter etter hvert som behovet vårt endres. Dessuten kan det enkelt integreres i vårt datanettverk.

Implementeringen

Selve implementeringen ble gjennomført i løpet av en kort formiddag, og har vært oppe og gått siden. Programvaren som fulgte med var grei og det var en enkel integrasjon. - Arbeidet ble gjort svært effektivt av Nordialog i samarbeid med Innovaphone. Ved hjelp av en mal fra Nordialog var det tidsbesparende for begge parter med informasjonsoverlevering fra oss i forkant. Det som ble erstattet med nytt utstyr var selve sentralen, alle telefonapparatene og selve programvaren og programmeringen, sier Stokka. - Vi møtte en utfordring i forhold til at analoge linjer var koblet til alarm, frankeringsmaskin og telefaks, i tillegg til Andre Innovaphone-kundecaser finner du på www.innovaphone.com innovaphone AG 2011, feil kan forekomme vår egen testlinje for test av utstyr som vi selger. Vi måtte bruke en ekstra analogboks med to utganger for å få dette til å fungere på lengre sikt. Telefaks og frankeringsmaskin brukes sjelden samtidig, så vi hadde få betenkeligheter med å bruke samme analoge linje til disse, og alarmen ble koblet til den andre analoge utgangen, sier Stokka. - Vi fikk også noen utfordringer ved at nummeret det ble ringt fra internt ikke ble synlig hos mottaker, mens det derimot var hovednummeret vårt som kom opp. I tillegg var det problemer med at frankeringsmaskinen brøt kommunikasjonen med ladesenteret. Dette ble det heldigvis raskt og effektivt ordnet opp i. En helt annen ting er noe trege taster på de nye telefonene som var litt uvant i begynnelsen for brukerne. Vi må trykke hardt og bestemt for å være sikker på at nummeret faktisk blir slått. Det er nok bare en vanesak og vil nok gå seg fort til, sier Stokka.

Mulighetene

Etter at ny løsning er tatt i bruk ser de ansatte ved Kontorsenteret Buskerud at det er flere fordeler ved det nye systemet enn forventet. Først og fremst er den fysiske størrelsen på selve sentralen mye mindre enn tidligere, noe som Bob Stokka, teknisk leder gjør at de sparer plass. Det er også mulighet for sentralt administrerbar telefonliste og en enkel backupløsning for programvaren som gjør at man raskt er oppe og går igjen om et systemkræsj skulle inntreffe. Men i hovedsak er det fleksibiliteten i løsningen og webgrensesnittet som de ansatte ved Kontorsenteret Buskerud falt for. - Snart vil vi koble inn mobilmodulen for at vi enda lettere skal kunne sette over samtaler mellom faste og mobile enheter. Det vil helt klart øke fleksibiliteten vår ytterligere. Spesielt gjelder det at telefonsamtaler kan settes over på kontortelefon og mobiltelefon samtidig, noe som gjør at vi kan svare på telefonen uansett hvor vi er, på huset eller ute på jobb, sier Stokka. Om kort tid vil hele løsningen være basert på IP-telefoni og mobil, noe som gjør at vi kan vurdere å kutte ut ISDN helt.

Forventningene ble innfridd

Forventningene til det nye utstyret er innfridd så langt, og til dagens bruk er alle ved Kontorsenteret Buskerud godt fornøyd, systemet har vært stabilt og har ikke hatt nedetid i det hele tatt. Supporttjenesten fra Nordialog og innovaphone har bistått der det har vært behov og alle utfordringene har blitt løst umiddelbart. - Opplæringen har gått meget bra, og terskelen for å komme i gang med bruken var veldig lav. Vi har ikke utnyttet systemet fullt ut enda, og det at vi har gått over til et nytt system virker derfor kanskje ikke så overveldende fordi vi tar tingene trinn for trinn, sier Stokka.

Fremtidsplanene

Nå står oppgradering for tur med nye funksjoner, blant annet en funksjon som Kontorsenteret Buskerud har ventet på, nemlig den tidligere nevnte globale adresselisten som lages i et eget arkiv i systemet, og som blir tilgjengelig for alle. De vurderer også å ta i bruk pc-styrt sentralbord.

Dette prosjektet er gjort i samarbeid med

 

Vcom AS - Lysaker torg 15, 1366 Lysaker - Telefon: 21 67 37 70 - E-post: post@vcom.no
Copyright © 2015 www.vcom.no